Inscription-Réinscription

Bienvenue à l'École Doctorale !

Avant toute inscription, il est indispensable de vous assurer de disposer des prérequis (* Accords de Bologne)

Les dossiers de demande d'inscription en 1ère année de thèse, doivent être déposés au plus tard le lundi 31 octobre 2023. La demande de réinscription pédagogique, à partir de la 2ème année et les suivantes, doit être déposée au plus tard le 30 novembre 2023.

 

INSCRIPTION EN 1ère ANNÉE (Guide) MODE OPÉRATOIRE EN IMAGE

La procédure d’inscription en doctorat est totalement dématérialisée, elle s’effectue en deux étapes :

1. Inscription pédagogique (IP), via ADUM

a) créer votre espace personnel dans l'interface internet ADUM

b) Saisir les informations demandées.
c) Ajouter les documents suivants en un fichier pdf unique : CV / lettre de motivation / diplôme de Master (ou attestation de réussite si le diplôme en attente de réception), ou PV de dispense de Master (voir pré requis ci-dessus) / relevés de notes de master / sujet de thèse (avec le nom du directeur de thèse, du codirecteur et/ou du co-encadrant s’il y a lieu) / attestation-contrat de financement pour la durée de la thèse (si en attente du contrat, une attestation de financement dédié à la thèse établie par la direction de thèse ou l'organisme financeur - sauf les lauréats au concours de l'ED) / lettres de recommandation (responsable de la formation, responsable du stage M2-facultatif). Si vous êtes titulaire d'un diplôme étranger hors UE, commencez au plus vite les démarches de demande de dispense de diplôme (voir plus bas).

Éventuellement (concerne vos encadrants): Article 16

• Demande de codirection de thèse (le cas échéant) si le codirecteur est non HDR (*). Si le co-directeur n'est pas enseignant à AMU, merci de demander à votre directeur de thèse de prendre contact avec l'École Doctorale).

(*) S'il s'agit d'une codirection (thèse réalisée avec deux directeurs de thèse) : 1 AMU, l'autre avec un directeur d'un établissement partenaire, joindre à votre dossier une demande de codirection. S'il s'agit d'une cotutelle (une codirection avec un partenaire étranger), transmettre le document à l'ED (virginie.chuzel@univ-amu.fr).

Dispense de diplôme : une dispense de diplôme doit être déposée pour tout diplôme hors des états de l'union européenne. Formulaire Procédure
L'inscription pédagogique définitive ne sera finalisée qu'après le retour de la Commission de la Recherche sur votre demande.

d) Cliquez sur "faire ma demande d'inscription"

Les demandes de validation sont transmises automatiquement via l’application. Après accord de votre Directeur de thèse, du Directeur de l’Unité de Recherche, de la Direction de l'ED et du Chef d’établissement, vous recevrez un message automatique d'ADUM. L'ED et la scolarité dont vous dépendez sont informées que vous êtes autorisé à finaliser votre inscription.

Vous serez alors contacté par la scolarité dont vous dépendez pour les démarches de la seconde étape :

    2. Inscription administrative (IA) : (pour obtenir votre certificat de scolarité)

L’inscription administrative (IA) est obligatoire, que vous soyez nouvel entrant ou déjà à AMU (réinscription).
Elle permet de devenir usager de l’université en payant des droits de scolarité.

Acquittez-vous en ligne de la Contribution Vie Étudiante et de Campus (CVEC) en vous connectant à la plateforme https://cvec.etudiant.gouv.fr/

« Chaque étudiant en formation initiale dans un établissement d’enseignement supérieur doit obligatoirement obtenir son attestation d'acquittement de la contribution vie étudiante et de campus par paiement ou exonération (art L.841-5 de la loi ORE de 2017).

Téléchargez votre attestation d'acquittement de la CVEC (paiement de 100 € ou par exonération) où figure le numéro du certificat CVEC.

Vous pourrez alors réaliser votre IA (inscription administrative) en déposant en ligne votre attestation de CVEC, pièce justificative obligatoire pour votre inscription en scolarité. Vous êtes doctorant en 1ère année, 2 possibilités s'offrent à vous. Merci de suivre la procédure vous concernant :

• - vous n'avez jamais été étudiant à Aix-Marseille Université : vous devez prendre rdv en ligne avec la scolarité dont vous dépendez (Luminy, St-Jérôme ou Timone - voir contact en bas de page): https://eris.univ-amu.fr/ pour venir vous inscrire en présentiel. https://pagesinterscol.univ-amu.fr/prod/acc_iaprimo.php
• - vous avez été étudiant à Aix-Marseille Université : vous pouvez effectuer votre inscription et paiement en ligne, connectez-vous sur votre Espace Numérique de Travail (ENT AMU) avec vos identifiants "étudiant" de connexion (prénom.nom @etu.univ-amu.fr) dès que l'autorisation ("laisser passer" électronique effectué par la scolarité) vous sera donnée. Il faut compter quelques jours pour que cela soit effectif et vous pourrez alors vous reconnecter sur votre ENT AMU pour déposer les documents demandés et régler les frais d’inscription pour finaliser votre inscription.

Ultime étape : déposer en ligne (au format PDF) sur votre espace personnel ADUM le certificat de scolarité qui vous aura été remis par le service de Scolarité lors de votre inscription. Indiquer votre adresse amu.fr en adresse principale sur votre espace personnel Adum et votre adresse privée en secondaire.

IMPORTANT : 100 heures de formations (réparties en 50 heures de formations scientifiques et 50 heures de formations professionnalisantes) doivent être suivies au cours de votre thèse dont 2 formations obligatoires à suivre au cours de la 1ère année (sur Fun Campus - préinscription obligatoire sur Adum) :

• Intégrité scientifique
• Éthique de la recherche

RÉINSCRIPTION

Les doctorants sont tenus de se réinscrire au début de chaque année universitaire. La réinscription en doctorat n’est ni de droit ni automatique. Elle dépend de la qualité et de la progression du travail réalisé par le doctorant. Elle est soumise à l’avis des directeurs de thèse, de l’unité et de l’ED.

Dès la rentrée 2023, l’avis du Comité de Suivi Individuel (CSI) est requis pour toute inscription à partir de la 2e année et jusqu'à la fin de la thèse. L’entretien entre le doctorant et son CSI doit avoir lieu avant la réinscription, c’est-à-dire en juin ou juillet et, dans tous les cas, avant la fin du mois de septembre. Le compte-rendu du CSI doit être déposé par le doctorant sur son compte ADUM lors de sa réinscription en ligne. Si le compte-rendu n'est pas déposé, la réinscription en thèse sera impossible. Un avis favorable à la réinscription en année N doit clairement être mentionné.

 Arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat modifié par l’arrêté du 26 aout 2022.

Article 11 « L'inscription est renouvelée au début de chaque année universitaire par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de l'école doctorale, après avis du directeur de thèse et du comité de suivi individuel du doctorant.... »

Article 14 « Des prolongations annuelles peuvent être accordées à titre dérogatoire par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de thèse et après avis du comité de suivi et du directeur d'école doctorale, sur demande motivée du doctorant »

Pour l'année universitaire 2023/2024 la date limite pour établir son inscription pédagogique, pour un doctorant à partir de la 2ème année et les suivantes, a été fixée au 30 novembre 2023. Aucune dérogation n’est prévue. Les doctorant-e-s n’ayant pas effectué leur demande de réinscription avant la date butoir seront considéré(e)s en abandon de thèse auprès de l’École Doctorale.

MODE OPÉRATOIRE EN IMAGE
1 - Mettre à jour les informations de votre compte Adum. Le dernier CSI doit impérativement être joint. Rappel des pièces à fournir - Memo

2 - Effectuer votre inscription pédagogique (ED) et administrative (scolarité) dématérialisée. En savoir+
Attention : démarche particulière pour toute demande d'inscription en 5ème année. En savoir+

Après réception de votre autorisation à vous inscrire administrativement:

• Acquittez-vous en ligne de la Contribution Vie Etudiante et de Campus (CVEC) en vous connectant à la plateforme https://cvec.etudiant.gouv.fr/
• Téléchargez votre attestation d'acquittement de la CVEC (paiement de 100 € ou par exonération) où figure le numéro du certificat CVEC.

ATTENTION : sans ce document, votre inscription à l'université ne pourra être prise en compte, pensez à le déposer en ligne sur votre ENT (@etu.univ-amu.fr)

• Vous pourrez alors réaliser votre IA (inscription administrative) et paiement en ligne. onnectez-vous sur votre Espace Numérique de Travail (ENT AMU) avec vos identifiants "étudiant" de connexion (prénom.nom @etu.univ-amu.fr) dès que l'autorisation ("laisser passer" électronique effectué par la scolarité) vous sera donnée. Il faut compter quelques jours pour que cela soit effectif et vous pourrez alors vous reconnecter sur votre ENT AMU pour déposer les documents demandés et régler les frais d’inscription pour finaliser votre inscription.

• Ultime étape : déposer en ligne (au format PDF) sur votre espace personnel ADUM le certificat de scolarité qui vous aura été remis par le service de Scolarité lors de votre inscription.

INSCRIPTION en 2ème ou 3ème année

Mettre à jour en ligne toutes les rubriques sur votre compte ADUM (congrès, formation, publications....).

Vous devez télécharger dans votre espace personnel le compte-rendu de votre comité de suivi individuel avec l'avis de réinscription signé.

A la fin de votre enregistrement sur ADUM (finalisation de la procédure), votre directeur de thèse reçoit un mail pour donner son avis sur votre inscription, puis le directeur du laboratoire et enfin l'École Doctorale.

Une fois que votre inscription est validée par la direction de l'ED, vous recevez un mail automatique d'ADUM. L'ED et la scolarité dont vous dépendez sont informées que vous êtes autorisé à finaliser votre inscription.

Les réinscriptions et le paiement se font en ligne sur votre Espace Numérique de Travail (ENT AMU) avec vos identifiants "étudiant" de connexion (prénom.nom @etu.univ-amu.fr) dès que l'autorisation ("laisser passer" électronique effectué par la scolarité) vous sera donnée. Il faut compter quelques jours pour que cela soit effectif et vous pourrez alors vous reconnecter sur votre ENT AMU.

Ultime étape : déposer en ligne (au format PDF) sur votre espace personnel ADUM le certificat de scolarité qui vous aura été remis par le service de Scolarité lors de votre inscription.

INSCRIPTION EN 4ème année

           Si soutenance avant le 31 décembre de l’année civile en cours : aucune réinscription.

          Au-delà de cette date : réinscription et paiement obligatoire.

L’inscription en 4e année de thèse est dérogatoire. Pour vous inscrire en thèse à l’ED en 4ème année, vous devez mettre à jour en ligne toutes les rubriques sur ADUM

Vous devez télécharger dans votre espace personnel :

• le compte-rendu de votre comité de suivi individuel qui fasse apparaitre un avis favorable à la réinscription en 4e année.
• l'état d'avancement de votre thèse (rapport d'avancement, à télécharger dans votre espace personnel)
• un courrier cosigné du Directeur de thèse qui justifie l'inscription, précise le financement et avance la date de soutenance de thèse
• votre CV à jour mentionnant publications et participations à congrès (national ou international autre que celui de l'ED)

À la fin de votre enregistrement sur ADUM (finalisation de la procédure), votre directeur de thèse reçoit un mail pour donner son avis sur votre inscription, puis le directeur du laboratoire et enfin l'École Doctorale.

Une fois que votre inscription est validée par le directeur de l'ED, vous recevez un mail automatique d'ADUM et l'ED envoie votre dossier à la scolarité dont vous dépendez. Vous êtes ensuite contacté par la scolarité pour la suite des démarches.

Pour les doctorants qui ont commencé leur thèse au cours du premier semestre de l’année civile et dont le financement court au-delà de l’année civile de leur 3e année d’inscription, l’inscription en 4e année de thèse est validée sans condition. Ils doivent néanmoins soutenir leur thèse avant la fin de leur contrat de financement ou à défaut justifier d’un financement jusqu’à la soutenance. Une exonération des droits d'inscription nationaux peut être appliquée sous réserve de joindre l'attestation d'obtention de financement tardif complété et signé.

INSCRIPTION DÉROGATOIRE EN 5ème année et + 

L’inscription en 5e année (et au-delà) n’est accordée qu’à titre tout à fait exceptionnel par le Vice-Président délégué en charge de la formation doctorale et elle est subordonnée à des justifications particulières (p. ex. doctorant salarié à plein temps, arrêt maladie, congé parental …). Toutes les demandes sont examinées par le bureau de l’ED et soumises au vice-Président délégué à la Formation Doctorale.

2023-2024 : inscription via ADUM. Le dossier de demande d’inscription doit comporter les éléments suivants en 1seul fichier PDF :

• Un courrier argumenté du directeur de thèse visé par le directeur d’unité qui présente l’état d'avancement des travaux et explique le retard pris ainsi que le financement accompagnant le doctorant jusqu’à sa soutenance et la date envisagée de la soutenance de thèse.
• Rapport de CSI OBLIGATOIRE fait dans l'année avec avis favorable pour une réinscription en 5ème année.
• Doctorants en cotutelle : joindre avenants des années supplémentaires. 

Une fois que votre inscription est validée par le directeur de l'ED, vous recevez un mail automatique d'ADUM et l'ED envoie votre dossier à la scolarité dont vous dépendez, après validation et signature du Vice-Président à la Formation Doctorale. Vous êtes ensuite contacté soit par la scolarité pour la suite des démarches.

 

Vos contacts au service scolarité dépend de votre entité de recherche

CAMPUS  ST JÉROME 

Géraldine CALLIER Tél 04 13 94 51 30 /
Est en charge des inscriptions pour les entités de recherche suivantes :

• ICR - Institut de Chimie Radicalaire
• ISM2 - Institut des Sciences Moléculaires de Marseille
• IMBE Institut Méditerranéen de Biodiversité et d'Écologie
• MADIREL : Matériaux divisé, Interfaces, Réactivité, Électrochimie
• PIIM - Physique des Interactions Ioniques et Moléculaires

CAMPUS DE LUMINY / Joseph Aiguier
Yolande TINEL  et Lindsay MENARDIN Tél 04 13 94 19 57

Rdv : lundi matin 9h00-11h30 / Mardi journée 9h00-15h30 / Mercredi matin 9h00/11h30

• AFMB - Architecture et Fonction des Macromolécules Biologiques
• BIAM - Biosciences et Biotechnologies d'Aix-Marseille
• BIP - Bioénergétique et Ingénierie des Protéines
• CINaM - Centre Interdisciplinaire de Nanoscience de Marseille

CAMPUS TIMONE 

Sylvie LOPES  / Tél 04 91 32 48 42

• CRCM - Centre de Recherche en Cancérologie de Marseille
• MCT - Membranes et Cibles Thérapeutiques

Sarah MOSTEFA Tél 04 91 05 44 10
Doctorants de l'École Centrale Méditerranée de Marseille (ECM)